Máy chấm công Hikvision đang là một trong những thiết bị điện tử thay thế con người chấm ngày công đi làm của nhân viên cũng như điểm danh hằng ngày. Chúng được sử dụng phổ biến tại các văn phòng, công ty, siêu thị, cửa hàng, ... Tuy nhiên để sử dụng là hơi khó khăn đối với ngưới dùng mới tiếp cận. Vì vậy để dễ dàng hơn mời bạn xem qua hướng dẫn sử dụng máy chấm công Hikvision dưới đây nhé!

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY CHẤM CÔNG HIKVISION MỚI NHẤT 2022

1 Tải Và Cài Đặt Phần Mềm

Trước khi sử dụng máy chấm công Hikvision, bạn cần tải phần mềm quản lý iVMS 4200 hoặc có thể tải iVMS 4200 AC V3 tại trang chủ 

Sau khi mở phần mềm IVMS 4200 trên máy tính, tiến hành mở lên -> Chọn ngôn ngữ -> Tạo Tên người dùng và mật khẩu để bảo mật phần mềm -> Tạo câu hỏi để khôi phục mật khẩu (dùng khi quên mật khẩu phần mềm). Tiếp tục chúng ta cùng xem qua bước hướng dẫn sử dụng máy chấm công Hikvision ở mục sau.

2 Hướng Dẫn Sử Dụng Máy Chấm Công Hikvision

Các Mục Và Chức Năng

*Lưu ý quan trọng: Ngôn ngữ tiếng việt hiện đang phát triển nên một số tính năng có thể sẽ lỗi font hoặc không tải file về được. Nên đặt tên không dấu cho người dùng và file báo cáo.

Trước khi đi vào hướng dẫn sử dụng máy chấm công Hikvision, bạn cần hiểu được các mục đó có những chức năng gì, sau đây mà một số mục cơ bản của máy chấm công Hikvision.

• Người: Thêm, xóa, chỉnh sửa, quản lý người dùng, bộ phận, công ty. Hoặc thêm thẻ, vân tay, ….

• Điều khiển truy cập: Quản lý thiết bị, áp dụng người dùng xuống máy chấm công, đặt lịch cho phép ra vào, …

• Giám sát trạng thái: Kiểm soát trạng thái các cửa, điều khiển đóng mở cửa, hiễn thị thông tin người truy cập, …

• Quản lý chấm công: tạo thời gian, tạo ca chấm công, áp dụng lịch chấm công, tính toán, xuất báo cáo chấm công, …

Quy Trình Tạo Lịch Chấm Công

Trong quá trình bắt đầu sử dụng máy chấm công Hikvision Ivms-4200, chúng ta cần phải làm theo trình tự hay quy trình tạo lịch chấm công sau đây.

Thêm Máy Chấm Công Vào Phần Mềm

Chọn Quản lý thiêt bị -> Chọn thiết bị Online -> chọn máy chấm công -> Bấm kích hoạt

Nhập mật khẩu kích hoạt -> Đổi địa chỉ IP

Đổi địa chỉ IP và nhập mật khẩu vào -> chọn Có -> Chọn gán thiết bị. Khi Thiết bị hiển thị dòng trạng thái Online là được

Thêm Thông Tin Người Dùng Chấm Công

Để thêm người dùng vào máy chấm công Hikvision ta thao tác như sau:

• Chọn mục Người -> Đổi tên công ty -> chọn Gán để thêm người dùng

• Chọn Gán -> Điền thông tin người dùng vào:

• Điền tên, SĐT, Email.

• Thời gian hiệu lực: đặt thời hạn sử dụng của một người dùng.

• Mục điều khiển truy cập: Cấp quyền cho người dùng như là khách hay người quản trị, người vận hành, …

• Người vận hành thiết bị: là người có quền admin trên máy chấm công: đăng nhập, quản lý,…

*Lưu ý: Chỉ được đặt ID người từ 1 trở lên, không được đặt ID người bằng không. Tên người dùng nên đặt không dấu. Không được để nhiều số 00000 trước ID.

Để thêm thông tin khuôn mặt vào máy chấm công Hikvision ta thao tác như sau:

• Thêm khuôn mặt -> chọn thu thập từ xa để chụp khuôn mặt từ máy chấm công.

• Chọn thiết bị -> Chọn máy ảnh để máy chấm công chụp khuôn mặt.

• Lưu ý: Mỗi người chỉ được 1 khuôn mặt. Nếu upload ảnh chụp có sẵn thì chụp ảnh cho chuẩn. Tham khảo video hướng dẫn chụp ảnh: Mẹo chụp ảnh.

• Hình ảnh định dạng JPG và dung lượng dưới 200kb, đặt tên ảnh không dấu.

Để thêm thông tin thẻ vào máy chấm công Hikvision ta thao tác như sau:

Chọn thêm thẻ -> Chọn Cài đặt -> Chọn Từ xa -> Chọn Thiết bị đọc thẻ

• Chọn Có -> Chọn Đọc và để thẻ lên thiết bị -> Chọn Gán để lưu thẻ

*Lưu ý: mỗi người dùng được tối đa 5 thẻ

Để thêm thông tin vân tay vào máy chấm công Hikvision ta thao tác như sau:

• Chọn thêm Vân tay -> chọn Từ xa -> chọn thiết bị -> chọn Khởi động để lấy vân tay -> đặt vân tay lên máy chấm công 2 lần

• Sau khi thêm thông tin xong có thể chọn Gán hoặc Thêm và tiếp tục nếu muốn gán người kế tiếp

• Mã pin dùng để mở cửa không dùng để chấm công. Cần phải cài xác thực cho phép dùng mã PIN

Hướng dẫn sử dụng máy chấm công Hikvision thêm dữ liệu người hàng loạt:

• Chọn mục Người -> Nhập -> chọn file excel thông tin -> chọn Nhập

• Có thể tải template về để điền thông tin -> Có thể thêm thẻ chung nếu có số thẻ trước -> Tải lên nhập lại

* Lưu ý đặt tên người dùng không dấu, không được lưu file có dấu tiếng viêt.

• Đối với khuôn mặt lưu tên file theo dạng "Person ID_Name" rồi lưu hình vào chung 1 file nén .ZIP -> Tải lên và nhập vào phần mềm

Hướng dẫn sử dụng máy chấm công Hikvision thêm thẻ hàng loạt

• Áp dụng cho thêm người dùng hàng hoạt mà chưa có thẻ

• Chọn mục Người -> Phát hành thẻ theo đợt ->chọn Cài đặt để chọn thiết bị đọc thẻ -> chọn Khởi chạy để bắt đầu đọc -> đặt từng thẻ lên thiết bị để đọc.

 

Nhập thông tin từ máy chấm công Hikvision

• Chọn mục Người -> Thu thập thông tin cá nhân -> chọn Thiết bị -> chọn nhập

Chọn mục Điều khiển truy cập

Chọn Ủy quyền -> Nhóm truy cập -> Chọn Gán

Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại và nhập thông tin sau:

• Tên: tùy ý.

• Mẫu: đặt lịch cho phép chấm công, mở cửa (Mặc định cả ngày).

• Chọn người: Chọn người muốn cho phép chấm công, mở cửa.

• Chọn điểm truy cập: Chọn thiết bị muốn áp dụng người dùng xuống.

Mục đích của đặt lịch:

• Cho phép những người nào được mở những cửa nào.

• Quản lý tập trung: có thể cho phép người dùng quản trị mở tất cả các cửa, hay xóa quyền truy cập các cửa.

• Cập nhật vân tay, thẻ hay khuôn mặt xuống các thiết bị

Tạo Lịch, Ca Chấm Công

Cài đặt chung phần mềm và máy chấm công Hikvision

Tại giao diện phần mềm ta chọn quản lý chấm công

• • Đặt các ngày không làm việc: Chọn những ngày nghỉ không tính chấm công.

• • Tự động tính toán chấm công: Đặt thời gian phần mềm tự động tính toán hàng ngày.

• • Chế độ xác thực: chọn các chế độ xác thực sẽ tính toán chấm công như Vân tay, thẻ, khuôn mặt,… (mặc định là tất cả kểu xác thực trừ nhập mã PIN).

• • Chức năng nâng cao: chọn làm tròn các mục thời gian theo ý muốn. Hoặc để mặc định.

Cài Đặt Làm Thêm:

Chọn các thiết bị làm chấm công. Dùng cho các trường hợp có nhiều thiết bị nhưng chỉ có vài thiết bị làm máy chấm công, còn lại để kiểm soát ra vào.

• Mặc định tất cả thiết bị sẽ dùng để lấy dữ liệu tính toán chấm công

• Vào Cài đặt điểm kiểm tra chấm công -> Tắt mục Đặt tất cả các bộ đọc làm điểm kiểm tra -> Chọn những cái muốn dùng làm chấm công -> Lưu lại.

Tạo thời gian chấm công

Chọn mục Thời gian biểu -> Gán để thêm thời gian chấm công

• Ở mục này có thể thêm nhiều thời gian làm việc cho những ca khác nhau:

• Tên: đặt tùy ý, nhưng không để tiếng việt có dấu để tránh bị lỗi

• Dạng thời gian:Chung: đặt lịch thông thường giờ ra vào, Linh hoạt: có thể chấm bất kì thời gian nào miễn sao đủ thời gian làm việc

• Người tính: Chọn chấm đầu tiên, ra cuối cùng. Hoặc mỗi lần chấm. Các mục dưới nên để tắt.

Cài đặt thời gian chấm công:

Tạo thời gian ca hành chính từ 8h~17h30 

• Đặt thời gian chấm vào làm và giờ kết thúc làm việc.

• Đặt khung thời gian tính toán: nếu ngoài khoảng thời gian này sẽ không tính chấm công.

• Được tính là: Số phút làm việc.

• Cho phép đi muộn, về sớm: vượt quá thời gian này sẽ tính về sớm.

• Thời gian bắt đầu tăng ca: sau thời gian sẽ bắt đầu tính tăng ca.

VD: đi làm hành chính từ 8h sáng -> 17h30 chiều thì đặt lịch như sau:

Giải thích: khi chấm công từ 5h30 ~12h00 thì sẽ tính là chấm công vào, sau 8h5 phút sẽ tính trễ. Còn chấm từ 12h01~23h30 sẽ tính chấm ra, chấm công trước 17h25 sẽ tính về sớm. Chấm công sau 18h sẽ bắt đầu tính tăng ca.

Cài đặt vắng mặt

Giờ vào, đến muộn và Giờ ra, về sớm: thời gian cho phép đi trễ hoặc về sớm. Nếu đi trễ hơn hoặc về sớm hơn thời gian này sẽ báo vắng mặt luôn.

Nếu công ty không cho phép nhân viên đi trễ quá 10 phút thì đặt 10 phút -> Nhân viên đi trễ từ 11 phút trở đi sẽ báo là vắng mặt luôn.

Mặc định không vào đánh là vắng mặt. Hoặc có thể chọn không chấm vào là đi muộn.

Tạo ca làm việc

• Chọn Gán để thêm ca mới -> Đặt tên ca

Thời gian ca làm việc:

• Các ngày: ca lặp lại theo ngày ->  Muốn áp dụng tất cả các ngày trong năm.

• Các tuần: ca lặp lại theo tuần ->  Muốn trong tuần có 1,2 ngày nghỉ.

• Các tháng: ca lặp lại theo tháng ->  Muốn áp dụng chấm những ngày trong tháng

Chọn thời gian làm việc ->  chọn ngày vào áp dụng VD: Thứ 2 ->  6 làm hành chính, thứ 7 làm từ 8h ->  12h

Sau đó áp dụng ca cho nhân viên (tham khảo Áp dụng ca làm việc cho nhân viên).

Chọn Lịch Bộ phân -> chọn Bộ phận -> Chọn Ca làm việc -> chọn Ngày áp dụng -> Lưu

Các nhân viên sau này thêm vào bộ phận sẽ tự nhận ca làm việc đó, không cần cài đặt lại.

*Lưu ý: Kiểm tra áp dụng lịch bộ để dễ tránh áp dụng nhiều ca cho nhân viên.

Lấy Dữ Liệu Máy Chấm Công Và Xuất Báo Cáo

Mặc định phần mềm sẽ chạy ngầm và nhận dữ liệu từ thiết bị chấm công. Nhưng ta có thể lấy thủ công để lấy dữ liệu từ các thiết bị.

Chọn mục Quản lý chấm công -> chọn Báo cáo chấm công

Chọn thời gian bắt đầu/Kết thúc -> Chọn Tải sự kiện từ thiết bị -> chọn Thiết bị -> Có

Những giá trị này là thời gian các lần chấm công của nhân viên bao nhiêu lần sẽ hiễn thị hết các thời gian chấm công.

Có thể xuất dữ liệu ra file Excel hoặc PDF bằng cách chọn Xuất ra hoặc chọn báo cáo (Nếu cần).

Đây chỉ là dữ liệu thời gian chấm công của nhân viên từ máy chấm công gửi lên, không có phải tính toán theo ca. Ta cần phải Tính toán chấm công và xuất Báo cáo riêng ở phần dưới.

Lưu ý: tên file lưu không được nhập tiếng việt có dấu

Chọn mục Tính toán chấm công:

Nhập thời gian bắt đầu/kết thúc -> chọn Tính toán.

Ở mục này khi tính toán sẽ thấy nhân viên đang chấm công ca nào, thời gian chấm vào/ra, đi trễ, vắng,….Sau khi tính toán mới xuất báo cáo theo ca được.

Chọn Báo cáo

Chọn các dạng báo cáo, chọn người/bộ phận -> chọn Báo cáo

Các dạng báo cáo theo định dạng sẵn.

Chọn mục báo cáo theo ý muốn -> Chọn bộ phận -> chọn thời gian -> chọn Báo cáo Báo cáo hàng tháng: có thể chọn in ra hoặc xuất ra file excel, pdf, hình ảnh.

Với bài viết hướng dẫn sử dụng máy chấm công Hikvision trên sẽ giúp cho bạn có thể tự mình cài đặt và sử dụng máy chấm công Ivms 4200 cơ bản một cách dễ dàng. Ngoài ra, bạn có nhu cầu lắp đặt máy chấm công Hikvision có thể liên hệ với An Thành Phát qua Hotline 0938.112.399